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Transforme as suas informações em conhecimento

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  • Benefícios
  • Recursos
  • Preço e perguntas

Visão geral

A utilização de um Sistema de Gestão Documental fornece uma fonte de informações sobre as atividades do negócio que podem apoiar ações e decisões da dia-a-dia da empresa.

Os documentos contêm informações que são um recurso valioso e um ativo crítico. Uma abordagem sistemática de gestão de documentos é essencial para que as organizações e a sociedade protejam e preservem os documentos arquivísticos como evidência das suas ações.

A Gestão Documental Eficaz irá:

  • Permitir que conduza negócios de forma ordenada, eficiente e responsável.
  • Apoiar e documentar a formação de políticas e a tomada de decisões de negócio.
  • Promover o desempenho eficaz das atividades em toda a organização.
  • Cumpra aos requisitos legislativos e regulamentares, incluindo atividades de arquivo, auditoria e supervisão.
  • Proteger os interesses da organização e os direitos dos funcionários, clientes e acionistas.
  • Fornecer evidências de atividade comercial, pessoal e cultural.
  • Manter a memória corporativa, pessoal ou coletiva.
  • Permite o fornecimento de serviços de forma consistente e equitativa.
  • Permite a consistência, continuidade e produtividade na gestão.
  • Permite a continuidade em caso de desastre.
  • Permite a proteção e suporte em litígios, incluindo a gestão de riscos associados à existência ou falta de evidência de atividade organizacional.
  • Apoia e documenta atividades de pesquisa e desenvolvimento atuais e futuras, desenvolvimentos e realizações, bem como pesquisas históricas.
  • Estabelece identidade empresarial, pessoal e cultural.

Benefícios

O OpenKM Document Management System ajuda a organizar, manter e controlar documentos de gestão, comerciais, contabilísticos, logísticos entre outros. Controla e acompanha todo o ciclo de vida de cada documento com automação, notificações e auditoria.

O OpenKM Document Management ajuda sua organização a:

  • Políticas e configuração padrão.
  • Estabelecimento e promulgação de diretivas.
  • Concepção, implementação e administração de sistemas especializados para gestão documental.
  • Atribuir acesso, responsabilidades e autorizações.
  • Prestação de uma gama de serviços relacionados com a gestão e utilização de documentos.
  • Integração do processo de gestão de documentos em sistemas e procedimentos de negócios.

Características

Catalogação automática

As tarefas do OpenKM são baseadas em eventos que acontecem a documentos, tal como numa máquina de estados. Permite assim a definição automatica da lógica de negócio da sua empresa. Por exemplo, pode-se definir regras com base em eventos e, mover documentos para um novo destino, alterar a segurança, aplicar transformações em documentos (ex: conversão para PDF) entre outros. Graças à sua arquitetura tipo plug-in o OpenKM é facilmente extensível.

Captura automática de metadados

OpenKM Zone OCR é uma opção para captura de dados e processamento de documentos. Foi projetado para transformar fluxos de documentos em dados prontos para serem usados no negócio da empresa. Graças à arquitetura OpenKM, é possível integrar com tecnologias comerciais como Abby Flexicapture, Kofax, Cognitive Forms, entre outras.

OCR

O reconhecimento óptico de caracteres, ou OCR, é uma tecnologia que permite converter vários tipos de documentos, como documentos digitalizados, arquivos PDF ou imagens capturadas por uma câmera digital em dados editáveis ​​e pesquisáveis. Graças à arquitetura OpenKM, é possível integrar mecanismos de OCR de código aberto e não só.

Módulos

  • Multi Empresas.
  • Arquivo de e-mail.
  • Assinatura digital.
  • Criptografia.
  • Motor BPM integrado.
  • Carimbo.
  • Motor de relatórios.
  • Gestor de Actividades e Calendário.

Visualização avançada

Existem extensões disponíveis para visualizar arquivos de AutoCAD. Graças à nossa arquitetura de plug-in OpenKM, é possível estendê-lo facilmente para outros formatos.

Controle de versões

O controle de versões corresponde à gestão das alterações feitas nos documentos. Eles geralmente são identificados por um código com números ou letras, denominado "número de revisão". Cada revisão está associada a um carimbo de data/hora e ao utilizador que fez a alteração. As modificações podem ser comparadas graficamente e as versões anteriores podem ser restauradas.

Rastreamento

O OpenKM oferece uma trilha de auditoria completa e configurável. Com ela, existem provas documentais da sequência de atividades que afetaram o sistema a qualquer momento numa determinada operação, procedimento ou evento.

Leitura de código de barras

O módulo de código de barras suporta os seguintes formatos: Codebar, Code 39, Code 93, Code 128, EAN-8 e EAN-13, ITF-14, UPC-A e UPC-A, RSS-14, RSS Expanded, Data Matrix, PDF417 , QR Code e Aztec. Graças à arquitetura plug-in OpenKM, é possível estendê-lo facilmente para outros formatos.

Serviços web

REST e CMIS.

Rede

São suportados os protocolos CIFS, FTP e WebDAV.

Integrações

O OpenKM pode ser rapidamente integrado em aplicações de terceiros. Existem integrações disponíveis com Bonitasoft BPM, Microsoft Office, Vtiger entre outros.

OMR

O Reconhecimento Óptico de Marcas corresponde à leitura de ovais e caixas de seleção em formulários e documentos. O Optical Mark Reader é um dispositivo de digitalização usado para leitura de documentos configurados com áreas ou zonas OMR.

Preço e perguntas

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